Apostilácia s supralegalizácia dokumentu

Apostilácia dokumentu – tkz. apostil alebo apostila (apostille) je slovo, na ktoré natrafíte v prípade, že prichádzate do kontaktu s úradným prekladom verejnej listiny. Vtedy Vás môže zaskočiť požiadavka apostilovať alebo supralegalizovať dokument zo strany úradu, školy, či inštitúcie. Apostil alebo Apostila (Apostille) je overenie podpisu alebo odtlačku pečiatky za účelom použitia v krajine, ktorá pristúpila k Haagskému dohovoru z 5. októbra 1961. (Convention de La Haye du 5.octobre 1961).

V nasledujúcom krátkom článku sa dozviete všetko podstatné o tom:

• čo je apostila/apostil/appostille
• prečo je potrebné apostilovať dokumenty
  • ktoré listiny je možné apostilovať
  • prípady, kedy apostila nepostačuje
• ako ušetriť čas a peniaze pri úradnom preklade s apostilou

Čo vlastne je apostilácia? Čo je apostila/apostil/apostille?

Apostila alebo doložka Apostille z 5 októbra, 1961 je výsledkom medzinárodných rokovaní v Haagu o zrušení požiadavky vyššieho overovania zahraničných verejných listín komplikovaným procesom, ktorý sa nazýva konzulárna superlegalizácia. Slovenská republika podpisom dohovoru prijala jeho znenie a tento dohovor u nás nadobudol platnosť 18. februára 2002. Práve vďaka apostile  sa zjednodušili podmienky použitia úradných listín vydaných orgánmi jedného zmluvného štátu na území iného zmluvného štátu.

Prečo je potrebné apostilovať listiny?

Z medzinárodného práva vyplýva, že verejné listiny (listy, osvedčenia, vysvedčenia, potvrdenia, rozsudky atď.) vydané orgánmi cudzieho štátu, ktoré platia na území tohto štátu ich vydania musia byť pre použitie na Slovensku overené.  Vďaka overeniu príslušným orgánom nadobúdajú právnu silu a hodnovernosť verejných listín, ako keby boli vydané na Slovensku. Tento postup platí samozrejme aj opačne, ale len v prípade, že daná krajina pristúpila k Haagskemu dohovoru. V opačnom prípade by Vám hrozila tkz. konzulárna superlegalizácia, čo je veľmi komplikovaný a zdĺhavý proces overovania cez veľvyslanectvá (ambasády). Superlegalizácia ani apostilácia nie je potrebná v krajinách, s ktorými Slovensko uzavrelo bilaterálne dohody o overovaní (napr. Česká republika). Jednoducho povedané, apostilou Vám orgán verejnej moci potvrdí, že dokument je pravý a že úrad, ktorý ho vydal na to mal oprávnenie. Apostiláciu nevie vykonať notár – ten iba overuje kópie originálov a podpisy osôb a to bez toho, aby niesol zodpovednosť za dokument samotný.

Akých dokumentov sa apostilácia týka?

Apostila sa v zmysle Haagskeho dohovoru umiestňuje najmä na:

1. listiny vydané justičným orgánom štátu alebo justičným pracovníkom vrátane listín vydaných verejným žalobcom, vyšším súdnym úradníkom alebo procesným doručovateľom („huissier de justice“),
2. správne listiny,
3. notárske písomnosti,
4. úradné osvedčenia, ktoré sa umiestňujú na listiny podpísané súkromnými osobami, ako sú úradné osvedčenia potvrdzujúce registráciu listiny alebo skutočnosť, že listina existovala v určitom čase, a úradné a notárske osvedčenia podpisov (vrátane napr. úradných prekladov vyhotovených úradným prekladateľom).

Prípady, kedy Vám apostila nepostačuje

Štáty, s ktorými Slovensko nemá bilaterálnu dohodnú a zároveň ani nepristúpili k Haagskemu dohovoru, apostilu neuznávajú. Listiny a ich úradne overené preklady na použitie z a aj do týchto štátov podliehajú naďalej procesu superlegalizácie v súlade so zákonom č. 97/1963 Zb. Ide prakticky o troj-krokový postup, kedy napríklad verejnú listinu vydanú orgánmi SR osvedčí príslušný úrad podľa druhu dokladu, po tomto prvotnom osvedčení nasleduje osvedčenie konzulárneho odboru Ministerstva zahraničných vecí Slovenskej republiky, a napokon doklad osvedčí veľvyslanectvo/konzulát štátu, v ktorom má byť doklad použitý. Proces je zdĺhavejší, preto si vyhraďte dostatok času a energie. Určite Vám neodporúčam vybavovať supralegalizáciu dokumentu pod časovým tlakom na poslednú chvíľu.

Ako ušetriť čas a peniaze pri úradnom preklade a apostilácii?

Apostiláciu si v každom prípade nenechávajte  na poslednú chvíľu, keďže niektoré úrady majú stránkové hodiny v presne stanovených dňoch a časoch. Úradný prekladateľ Mgr. Michal Orosz nevykonáva služby spojené so sprostredkovaním tohto úkonu, avšak v prípade otázok a potreby prekladu do anglického jazyka ho neváhajte kontaktovať a rád Vám v rámci svojich možností poradí.  Ušetríte si tak cesty na jednotlivé úrady. Nezabúdajte, že nie len originál Vašej listiny, ale aj preklad úradného prekladateľa je potrebné apostilovať.

K apostilácii je potrebné predložiť žiadosť, originál dokumentu, ktorý sa má apostilovať, a zaplatiť správny poplatok. Na Slovensku je správny poplatok za apostilovanie jedného dokumentu vo výške 10 eur bez ohľadu na počet jeho strán. V prípade úradného prekladu apostilovaného dokumentu musíte teda rátať s poplatkom 20 eur.  Aby sme vám uľahčil prácu, pripravil sme pre Vás zoznam úradov, kde si môžete úradnú listinu apostilovať.